Hoe kan ik snel afstemmen met mijn belangrijkste stakeholder?

4 april 2018 

Een architect vraagt:

Als architect moet ik me bezighouden met stakeholders, maar ik heb de neiging om met name de hogergeplaatste collega’s te vergeten, te laat te betrekken of te weinig rekening met ze te houden. Dit helpt mij en het project niet. Ik ben al een paar keer teruggefloten en dat frustreert. Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik - zonder dat het me de wereld aan tijd kost - toch de juiste afstemming heb met hogergeplaatste stakeholders?

De communicatietrainer antwoordt:

Allereerst is het goed te beseffen dat stakeholders mensen van vlees en bloed zijn die bepaalde dingen belangrijk vinden en hun zorgen hebben. Ze hebben behoefte aan informatie en willen het gevoel hebben in control te zijn. Om een goede afstemming te vinden, is het belangrijk in de schoenen te kunnen staan van de stakeholders waarmee je te maken hebt en te onderzoeken wat voor die ander van belang is. Dit heeft dus een sterk inhoudelijke kant.

Je moet echter ook het contact kunnen leggen en leren inschatten wat voor vlees je in de kuip hebt. Hoe doe je dat? Een eenvoudig model om een idee te krijgen hoe iemand in elkaar zit, werkt met twee assen: introvert/extravert en feitelijk/relatie-emotiegericht. Je krijgt hierdoor vier categorieën. Bij introvert-feitelijk (in dit model Conscientious) kun je typisch denken aan een accountant, rekenaar of techneut. Sterk gericht op het detail en de procedures, en methodes goed volgend. Wat extraverter aan de feitelijke kant vind je iemand die naar buiten gericht is, maar vooral naar de feitelijke resultaten kijkt: ‘Wanneer is het af?’, ‘Hoeveel is het?’, et cetera. Dit is meer het beeld van de manager (Dominance). Extravert en relatiegericht zijn de Influencers: gericht op nieuwe ideeën, er samen voor gaan en visies op de toekomst ontwikkelend. Je voelt wel aan dat hier spanning ligt met de meer consciëntieuze persoon die juist meer oog heeft voor de risico’s. Op zijn beurt zal de Influencer praten over risico’s al snel als een rem ervaren. Relatiegericht en wat introverter wordt Sociable genoemd. Hij helpt anderen zonder zich op de borst te slaan. Hij vormt het cement in het team. De Sociable-persoon kan gemakkelijk overruled worden door de meer zakelijk gerichte (vaak) manager (Dominance). Als je kijkt naar ieders persoonlijkheid, hebben de meeste mensen twee of soms drie goed ontwikkelde aspecten en is er vaak wel eentje duidelijk minder ontwikkeld.

Nu terug naar de hogergeplaatste stakeholders. Die zullen zeker iets van Dominance in hun profiel hebben. Anders is een dergelijke positie moeilijke vol te houden. Hoe kun je hierop nu het best aansluiten als je afstemming zoekt? Dit gaat het gemakkelijkst door helder en duidelijk te zijn en niet te veel uit te weiden. Dus kort en krachtig: ‘Ik wil graag iets met je afstemmen’, ‘Dit is het probleem dat ik heb, en ik wil het zo aanpakken’, ‘Wat vind jij?’. Het is dus belangrijk om in een paar zinnen te kunnen uitleggen waarop je graag hun visie wilt. Dit is voor managers erg fijn omdat je hun de kans geeft zonder te veel poespas te kunnen managen. Je zult dan ook vrijwel altijd snel een antwoord krijgen. Dat kan variëren van ‘Prima, doen’ tot ‘Hier moeten we het over hebben, plan iets in’ of ‘Overleg het met die en die’. Jij bent hoe dan ook weer een stap verder.

Een dergelijk afstemmingsmoment hoeft maar een minuut te duren. Belangrijk is dat je dit wel voorbereidt omdat je het niet uit de mouw schudt. Hoe tref je deze stakeholder het best? Je kunt proberen een afspraak te maken, maar dat kan lastig zijn. Je moet dus slim zijn. Ga bijvoorbeeld naar een meeting waarvan je weet dat hij aanwezig is. Dan is er altijd wel een koffiemoment waarbij je hem even kunt aanschieten. Je kunt ook uitzoeken wanneer hij altijd achter zijn pc de mail zit te doen. Zorg dat je op dat moment bij zijn bureau staat te wachten. Je initiatief wordt altijd geapprecieerd, omdat je energie steekt in afstemming en het managen makkelijker maakt. Hij blij, jij blij.

AGENDA

Events

Technische pubquiz

16 mei

Eindhoven en Enschede

Trainingen

Introduction to sysML

22 mei

Eindhoven

Power integrity for product designers

24 mei - 25 mei

Eindhoven

Topbanen
Ministerie van Defensie

Officier Technische Dienst Landmacht

Ministerie van Defensie

Nederland

Sioux

Manager mechatronics

Sioux

Nuenen

Techwatch

Techwatch | bv | Novio Tech Campus | Transistorweg 7-H | 6534 AT Nijmegen
T. +31 (0)24 - 350 3532 | info@techwatch.nl

Copyright ©  2018 Mechatronica&Machinebouw - All Rights Reserved

×